管理处档案管理工作环节

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管理处档案管理工作环节
一、资料的收集：
1、设立档案室采取系统化、科学化、电脑化的先进手段建立相应的规章制度对所有档案进行严格管理
2、资料的收集坚持内容丰富的原则根据实体资料和信息资料的内容在实际工作中从需要出发扩大信息资料的来源渠道从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面大到房屋本体、公共设施小到一草一木都有详细的资料收集
二、资料分类整理：
收集后的所有信息统一由档案室集中整理整理的重点是去伪存真根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分做到条理清晰、分类合理
三、资料归档管理：
1、归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存采用多种形式的文档存储方式便于原始档案的保存如录像带、胶卷、照片、图景等档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑并分柜保存运用计算机等先进的管理手段尽可能地把各种形式的档案资料转化为电脑储存便于查找和调用
2、档案的出室、入室都有严格的规定出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出；入室时须由专人进行检查如有破损立即修复并追究有关人员的责任档案管理人员需要及时收回在外文件严防文件的流失
3、档案的管理环境必须做到“三防”即防火、防潮、防霉变
四、档案的运用：
采用先进的检索软件建立电脑网络系统充分发挥档案的贮存和使用价值
1、外部网：与公司总部、广大业主以进外部相关联单位进行联网所有管理资料如住户资料、装修资料、财务状况等随时可以查阅调用便于工作监督、检查和联系
2、内部网：管理处内部室联网运用现代化办公手段和设施对文件进行分级管理、分层使用

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