注册表是为Windows NT和Windows95中所有32位硬件/驱动和32位应用程序设计的数据文件。16位驱动在Winnt下无法工作，所以所有设备都通过注册表来控制，一般这些是通过BIOS来控制的。在Win95下，16位驱动会继续以实模式方式设备工作，它们使用system.ini来控制。16位应用程序会工作在 NT或者Win95 下，它们的程序仍然会参考win.ini和system.ini文件获得信息和控制。
在没有注册表的情况下，操作系统不会获得必须的信息来运行和控制附属的设备和应用程序及正确响应用户的输入。
在系统中注册表是一个记录32位驱动的设置和位置的数据库。当操作系统需要存取硬件设备，它使用驱动程序，甚至设备是一个BIOS支持的设备。无BIOS支持设备安装时必须需要驱动，这个驱动是独立于操作系统的，但是操作系统需要知道从哪里找到它们，文件名、版本号、其他设置和信息，没有注册表对设备的记录，它们就不能被使用。
当一个用户准备运行一个应用程序，注册表提供应用程序信息给操作系统，这样应用程序可以被找到，正确数据文件的位置被规定，其他设置也都可以被使用。
注册表保存关于缺省数据和辅助文件的位置信息、菜单、按钮条、窗口状态和其他可选项。它同样也保存了安装信息（比如说日期），安装软件的用户，软件版本号和日期，序列号等。根据安装软件的不同，它包括的信息也不同。
然而，一般来说，注册表控制所有32位应用程序和驱动，控制的方法是基于用户和计算机的，而不依赖于应用程序或驱动，每个注册表的参数项控制了一个用户的功能或者计算机功能。用户功能可能包括了桌面外观和用户目录。所以，计算机功能和安装的硬件和软件有关，对所有用户来说项都是公用的。
有些程序功能对用户有影响，有些时作用于计算机而不是为个人设置的，同样的，驱动可能是用户指定的，但在很多时候，它们在计算机中是通用的。
注册表控制用户模式的例子有：
控制面板功能；
桌面外观和图标；
网络参数；
浏览器功能性和特征；
那些功能中的某些是和用户无关的，有些是针对用户的。
计算机相关控制项基于计算机名，和登陆用户无关。控制类型的例子是安装一个应用程序，不管是哪个用户，程序的可用性和存取是不变的，然而，运行程序图标依赖于网络上登陆的用户。网络协议可用性和优先权基于计算机，但是当前连接和用户信息相关。
这里是在注册表中基与计算机控制条目的一些例子：
存取控制；
登陆确认；
文件和打印机共享；
网卡设置和协议；
系统性能和虚拟内存设置；
在系统中注册表控制所有32位应用程序和它们的功能及多个应用程序的交互，比如复制和粘贴，它也控制所有的硬件和驱动程序。虽然多数可以通过控制面板来安装和设置，理解注册表仍是做Winnt和Win95系统管理基本常识。
在Windows 3.x操作系统中，注册表是一个极小文件，其文件名为Reg.dat，里面只存放了某些文件类型的应用程序关联，大部分的设置放在Win.ini、 System.ini等多个初始化INI文件中。由于这些初始化文件不便于管理和维护，时常出现一些因INI文件遭到破坏而导致系统无法的启动的问题。为了使系统运行得更为稳定、健壮，Windows 95/98设计师们借用了Windows NT中的注册表的思想，将注册表引入到Windows 95/98操作系统中，而且将INI文件中的大部分设置也移植到注册表中，因此，注册表在Windows 95/98操作系统的启动、运行过程中起着重要的作用。
2000/XP注册表文件按功能来分，也是由系统注册表文件和用户注册表文件两类组成的
注册表文件存放系统的所有设置信息：
系统设置和缺省用户配置数据存放在系统系统文件夹SYSTEM32CONFIG文件夹下的6个文件（隐藏，无扩展名），DEFAULT、SAM、SECURITY、SOFTWARE、USERDIFF和SYSTEM中，而用户的配置信息存放在系统所在磁盘的Documents and Setting文件夹,包括ntuser.dat ntuser.ini ntuser.dat.log
