一、非事务性接触阶段
商务谈判中，我们习惯于5~10分钟寒暄后便进入谈判主题，而这对日本人来说是不太合适的．在与日本人谈判中，高层官员的作用只是礼仪上的，通常在谈判后参加签署合同．有时，他们也参加早期的非事务性活动，地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所．一位日本高级主管人员说，98%的话题与体育、政治和家庭有关，只有2%和商业有关．许多日本公司有他们高层主官的情况简历，我们可以从中获得信息．和日本高层主管谈话时，说什么并不比怎么说重要．日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断．另外需要注意一些细节：
（1）名片可以交换也可不交换．当两方总裁相见时，名片并不需要，但要准备好日文名片以备交换．
（2）带点小礼物是必要的，像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品，但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的．礼物互换只表示心意，太贵重礼物不合适．
（3）在欢迎仪式后表达双方将来真诚合作的愿望是必要的，要注意表达必须间接和暗示．如：我们很高兴，将来能对贵公司有所支持；我们以自己产品的高质量而自豪，希望你们能分享；贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标．
（4）下面这些做法是不合适的，如：如果我们能在价格方面达成协议，那其余问题是次要的；有关我俩公司的分配计划会对我们都有利．最后，当高层接触在我方举行时，应感谢对方的到来，并接送到宾馆，最初的会谈最好在客厅气氛中举行，而不应在办公室．要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象，这不是他们的职能．
在日本，一般行政人员的非事务性接触典型途径如下：日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面，在那儿参观并进行些事务性闲聊，下午6：00左右，日本将建议吃晚饭，通常由他们选择餐厅和付帐单，你将没有付款的机会，因为你看不到帐单，此时，商业话题仍不合适．晚饭后，日方将建议到酒吧聊一聊，这样一直到晚上11：00左右，以安排将来会见的日程．通过这段时间的交流，只有一些模糊的双方合作意向，值得提醒的是：交换名片是必要的，离开办公室时赠送点小礼物．
二、事务性信息交流
（1）表达信息
日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式：情景介绍――详细描写――道出主旨，只有经过很长时间说明，才说出自己的目的．其次是提出问题的次数，日本人会不断地重复问问题，甚至许多人会问同一个问题，通常让我们发怒，“难道他们不相信我的话．”其实这与日本人集体决
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，与日本人谈判最实用招数