（1）拟定会议主题．会议的主题，即会议的指导思想．会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席
人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定．
（2）拟发会议通知．它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称．二是主题与内容，这是对
会议宗旨的介绍．三是会期，应明确会议的起止时间．四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清
楚．五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件．六是会议要求，它指的是与会者材料的准备
与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题．
（3）起草会议文件．会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成．其中的主要材料，还应做到与
会者人手一份．需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告．要安排好与会者
的招待工作．对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备．要布置好会场．
不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪．对必用的音响、照明、空调、投影、摄像
设备，事先要认真调试．需用的文具、饮料，亦应预备齐全．要安排好座次．
（4）排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座．凡属
重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签．排列听众席的座次，
目前主要有两种方法．一是按指定区域统一就座．二是自由就座．在会议进行阶段，会议的组织准备者要做
的主要工作，大体上可分为三项．进行例行服务工作．在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员
．对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾．此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动．在会场
之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求．精心编写会议简报，举行会
期较长的大中型会议，依例应编写会议简报．认真做好会议记录．凡重要会议，不论是全体大会，还是分组
讨论，都要进行必要的会议记录．会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料．会议名称、时间
、地点、人员、主持者、记录在内．
在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项．（1）形成可供传达的会议文件．（2）处理
有关会议的文件材料．（3）为与会者的返程提供方便．一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的
会议纪律，主要有以下四项内容．1、规范着装；2、严守时间；3、维护秩序；4、专心听讲．
