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进出口贸易作业标准化手册(范例B)免费下载,http://www.qidian55.com
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进出口贸易作业标准化手册(范例B)
□组织系统
详见组织系统图
组织系统图
□业务流程
1.新产品开发(样品收集)
2.客户开发
3.客户询价(电报、信件、电报处理)
4.报价
5.订单确认
6.开立境内订单
7.生产督促及L／C催开
8.出货
9.押汇(出货通知)
10.付款
□业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
(1)业务科取得新样品后应填写产品卡写明以下资料：
①临时编号
②品名、规格、包装
③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模
④开发成本
⑤预估生产成本
⑥制造商报价
⑦可能销售对象及地区
⑧预估售价
⑨预估毛利
(2)业务科于每周业务汇报时就前项新产品提出讨论经逐项评估按开发价值分为A、B、C三类A类为极具开发价值B类为有开发价值C类为无开发价值
(3)经评估列为A、B类之产品赋予正式产品编号列入产品档样品拍照存档样品存放样品室并于产品卡上写明存放位置经评估列为C类之产品产品卡列入次品档样品存放次品室
(4)业务科每月就现有产品选择过时产品于每月第一周业务汇报时提出检查经评定已无开发价值者产品卡列入次品档样品移入次品室
(5)新产品临时编号共六位数字分别代表填写产品卡时的年、月、日即1995年6月10日开发的产品临时编号为950610若同一日开发数种新产品则于第七位数按英文字母顺序编号旧产品淘汰列入次品档其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同
(6)①产品档正式编号共七位数字第一位数代表……第二位数代表……第三、四、五、六位数代表序号第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品
②第一位数填1代表第一位数填6代表
〃2〃〃7〃
〃3〃〃8〃
〃4〃〃9〃
〃5〃
③第二位数填1代表
〃2〃
〃3〃
〃4〃
〃5〃
〃6〃
〃7〃
〃8〃
〃9〃
2客户开发：
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时提报下个月的客户开发计划计划内容包括：
①制作公司简介产品目录(注明交货期限及付款条件)
②产品市场研究、分析、及客户资料之收集
③介绍新产品(邮寄新产品目录)
④刊登广告、邮寄开发信
⑤其他
(2)客户开发应选择A类产品并配合季节性需求
(3)经研讨定案之客户开发计划应由业务科列入下个月的营业计划并按职责列入个人工作计划
3.客户询价(电报、信件、电话处理)
(1)业务科收到客户询价的电报及信件应即加盖收文戳记填上收文日期并依来电或来信内容于文件空栏填具处理意见后将来文大意及处理情况登记于收文簿(附件4)将原文呈经理核阅后依经理批示内容回函或回电并将回函或回电大意填入收文簿回函或回电副本存客户档
(2)处理中的电报或信件存于待办卷随时查阅催办已经处理的电报或信件依客户别归入客户档来文无适当空栏时可另以签办单粘附处理
(3)客户电报限当日回电客户信件除按经理指示期限外限三日内回函
(4)接到客户电话应将通话内容记入电话记录上呈经理批阅并依指示处理电话记录一式两联处理程序同电报、信件处理完成后第一联依顺序归入电话记录档第二联按客户别归入客户档
4.报价：
(1)业务科接到客户询价之电报或信件应立即按客户需求指派人员洽询厂商后挑选产品ITEM呈经理审核后打报价单必要时修剪样品照片贴于报价单上
(2)报价单一式两联第一联寄客户第二联存客户档
5.订单确认：
(1)业务科接到客户订单即依订单内容填成交卡(附表18.2.10)交专业人员让厂商确认买价及交货期后打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)S／C一式五联第一、二、三联寄客户第四联存业务科待办卷第五联存客户档并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档
6.开立境内订单：
（1）业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单
（2）订货单一式四联第一联交售方存查第二联存业务科待办卷第三联交专业人员据以协调厂商填写生产及验货进度表第四联交售方签认后存厂商档并将订购品名、数量厂价、交货期等记入厂商档
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表
7．生产督促及催开L／C：
(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促填写实际生产进度于每周业务会报时提出报告必要时现场取样携回核验
(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期催开L／C
(3)收到客户开来之L／C应立即核对交易内容是否相符若与原来的S／C内容不符应即要求客户修改L／C或协调厂商修改订货单内容修改订货单处理程序与开立境内订单相同
8．出货：
(1)出货前业务科联络船公司确定船期填写装船预计表同时联络专业人员确定装柜日期及地点通知拖车公司将货柜拖到指定地点以备装柜
(2)装船预计表一式三联第一联交报关行签SHIPPINGORDER(S／O)第二联业务科存查第三联交专业人员据以验货
(3)装柜完成后专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式由业务科通知报关行修改并通知报关行该笔出口押汇银行工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司汇送报关行退税清表上须用中文誊写
9．押汇(出货通知)：
(1)结关后三日内业务科自报关行取得提单及押汇文件经与L／C条款核对相符呈经理签名后送银行办理押汇并随时追踪押汇程序确定银行已经拨款后通知银行取回结汇证实书海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计影本存待办卷
(2)每笔货品出口后业务科依出口内容套打出货通知单(SHIPPINGADVICELETTER)一式三联第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／CCBC第六联装船预计表第二联)存入出货文件档第三联(副本)存入客户档
(3)业务科依据实际出口内容分别填入客户档、产品档及厂商档
1．付款：
(1)每笔货品出口后业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联核对无误后送会计
(2)会计复核业务科转来的付款凭证确定该笔出口已经押汇入帐后即开立付款传票呈经理核实后开立结关后11天内支票支付货款并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记
交易记录
S／C
N0．
成交
日期
唛头
数量
单位
售价
总售价
单位
厂商总厂价
毛利(％)
厂商
预定交货日期实际交货日期B1V．
N0．
营业计划
年月
1．
产
品
开
发
2．
客
户
开
发
日期客户名称厂商名称S／CN0．P／0No．售价厂价毛利备注
3．
出
口
计
划
4．
其
他
批示：复核：制表：
工作计划
部门：姓名：年月
日期星期工作计划执行情形
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收文簿
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
收文编号内容摘要处理意见批示(回函)
年
月
客户名称
日
客户卡
客户代号：
名称
地址
负责人(联络人)
电话号码
电报号码
传真号码
交易记录
S／C
No．成交
日期产品
编号
数量
单位
售价总
售价
单位
广商总
厂价
毛利(％)
厂商
预定
交货
日期实
际
交
货
日期INV．
N0．
签办单(电话记录
收文编号内容摘要拟办、会办批示
年
客户名称
月
日
电话记录
收话编号内容摘要拟办、会办批示
年
客户名称
月
日
成交卡年月日
客户名称
输往地区交易
条件
订单号码交期
品名规格包装数量单价总价厂商单位
厂价总厂价毛利(％)交货
L／CN0．保险唛头
船期效期
分批转船
海运佣金
经理业务科长专业人员
订货单
图形
售价：
运费：
毛利：
I／C开状情况
售方：订单号码：
订约日期：
交货日期：
电话：交货地点：
⑦(外箱正面背面唛头)
⑧(外箱两侧面)
⑨内盒印刷
ITBMNO.
ITEMNo．
Q’TY：
MADEINSHANGHAI
Q’Ty：
ITEMN0．
Q’TY：
MADEINSHANGHAI
N．w．KGS．
G．w．KGS．ITEMNo．
Q’TY：
MADEINSHANGHAI
⑤本商品口贴MADEINSHANGHAI口⑧贴客户特别标签
口月日前要样品套
①编号
②品名及规格
③包装明细
单位
④数量
单价
总价
内盒中盒外箱
售方印章：
1．逾期交货或不履行交货所引起的后果售方应负全责
2．订货质量、规格应完全与样品符合货品虽经本公司验收如因质量不良而致发生退货或索赔时售方负责赔偿并且放弃一切抗辩权
3．更改订单所列的条件必需以当面为之并需经本公司的同意否则无效
4．请将订单副本签回以利清款
5．付款条件：结关后11天期票购方人员签章：
…………
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