业务管理和行政管理（txt 21）

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业务管理和行政管理
在建立了信息服务系统之后用户管理部门的每一件事情都与信息服务的收益和成本有关成本一般是固定的而收益就不一定了例如在一个内部信息服务收费系统中信息服务的收益与用户使用计算机的次数和成效成正比次数是可计算的但成效就很难估计了当信息服务与其他业务领域的收益采用同一种方法进行比较时用户应该注意到信息服务实际上还承担了许多业务领域的工作因此信息服务的真正收益要比其他业务领域大得多
当今是技术迅速发展的时代信息服务人员就有可能对推出的许多硬件和软件进行评选评选的主要依据是业务领域管理部门所收集的有效信息例如公司如果选用了财会软件包通过使用用户管理人员就能提出正确的评价尽管用户是使用者可以建议选择什么样的硬件和软件但正式作出决定的时候必须有信息服务人员参加
因为有成千上万的厂商销售计算机硬件、软件以及提供技术服务所以用户管理人员应该详细了解各厂商及其之间的关系这对用户租用或购买产品有很大的帮助目前存在的危险是不少购买者对计算机硬件、软件及技术服务仍缺乏基本知识甚至还认识不到兼容的重要性解决这个问题最好的方法是除了加强培训外还要建立一种专门研究各厂商及它们之间关系的咨询公司
既然业务领域的管理人员几乎总要参与信息服务系统的开发所以用户管理人员与信息服务管理人员必定会频繁地联系最近的趋势是用户不但承担业务领域的工作还承担信息服务项目开发的管理有一些公司让用户参加项目组这一方法已获得很大成功其明显的优点是用户能够控制整个项目因而对成败也能负责
提高效率看来是80年代的关键而用户与信息服务人员相结合则是在信息服务方面提高效率的关键研究结果表明纠正系统实现以后发现的错误比纠正设计阶段发现的错误要起码困难50倍这一点就强调了用户管理人员全面地参与系统开发以及认真地审查系统这些工作的重要性用户管理人员也可以通过向信息服务人员及时地反馈信息来促进效率的提高这些反馈不应以申诉的形式来递交应该作为该系统如何能更有效、更灵活地工作的建议而提出但有不少用户不重视反馈例如问一个文书在过去的七年中对每周五所提供给她的报告做了什么?她的回答是通常把它扔了有时把它制成彩色纸卷送给了她的孩子像这样不重视信息的例子在现实中举不胜举在类似这样的例子中如果信息服务人员能够主动地向用户管理人员提供信息而用户管理人员又能及时地反馈信息的话最后建立的信息服务系统的工作效率就一定会比较高
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