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信息服务的组织结构
本章将介绍在一个公司或信息服务部门内信息服务的组织方式和结构另外还讨论信息服务人员和与信息服务有关的委员会职责和作用
那些信息密集、处理复杂、时间性强的应用领域通常首先实现自动化因此最初使用计算机的三四种尝试都涉及到会计系统在大多数公司中数据处理业务在组织上都可以安排成一条流水线即从公司财务总管开始下设一级或多级机构尽管计算机系统的使用已扩大到其他组织部门但在大多数公司中财务和会计仍是最主要的用户
大部分集中式计算机系统或者在财务总管的直接管辖之下或者由专设的组织负责管理人员将本部门的利益放在其他部门的利益之前是符合人的本性的当信息服务部门作为业务领域组织的一部分时本位主义的现象一定会发生结果各个业务领域要求的信息服务优先权会与整个公司利益相冲突有几种组织方面的政策已成功地防止这种现象的发生
一、信息服务特有的性质和在公司中的地位
大多数公司的领导都感到他们的组织问题是独特的实际上这些问题是非常类似的就像人一样既相似又各有其特性由于信息服务必须在组织上固定以便向公司各个部门提供服务所以组织机构的方案选择一定要反映公司领导的情绪、嗜好、看法以及公司的现实状态和传统习惯
□信息服务的特性
信息服务具有下列一些异常特性这些特性是其他组织机构所没有的
1.作为一种服务机构信息服务部门应随时准备满足公司中的任何人、任何部门的服务请求
2.信息服务具有很强的技术性带有神秘的色彩
3.信息服务业务与公司大多数部门的业务密切相关
□信息服务在公司中的地位
在公司的结构中信息服务部门的设立并没有固定、传统的方法这在任何工业部门中都是如此确立信息服务在公司体系结构中的地位有三种方法：
1.在最大用户的管辖之下设立集中信息服务机构
2.每个重要的业务领域都拥有自己的计算机和信息服务人员
3.把信息服务集中在高级中立的办公室领导下一般由总裁来负责
其他的方法是上述方法的变更和合并在实践中上述第二种方法与第一、第三种方法密切有关第一种方法实际上对最大的用户是不利的；第二种方法体现了分散的优点；第三种方法有集中和中立的优点
□在最大用户管辖下的信息服务
如前所述最大的用户通常是指最高财务官员或审计员这样的组织方法实现了集中的优点并能为他的上级部门提供优质的服务然而不利的方面超过了有利的方面这种结构会在公司信息服务的优先权方面引起冲突这样做只能为较小用户提供低水平的服务而且几乎不可能制订信息服务的战略远景规划
这种组织方案仍然是最流行的这不是因为它具有有效性而是因为数十年来的传统所形成的这种可怕的习惯势力
□各业务领域拥有自己的信息服务机构
从理论上讲分散的信息服务方式能为业务领域提供更快、更周到的信息服务实际上却不可能这样选择这种方案的公司会丧失开发专门技术的灵活性因而也就丧失了更高水平的信息服务技术全部分散的信息服务业务对于公司级服务请求的响应其灵活性也是很差的如果没有中央控制系统综合是极端困难的
□在高级中立办公室之下的信息服务
这种结构比上述两种结构有更多的优越性因为信息服务的唯一义务是负责并承担公司所有部门的服务然而它与考虑周到的三种方法的结合相比仍然算是比较差的在理论上这种组织结构能满足公司的需要这是因为优先考虑了公司的利益信息服务的管理人员与业务领域的管理人员相结合在高级中立办公室领导下就有可能统一考虑信息服务当前的远景和规划
该组织结构的缺点是不能忽视的在计算机系统出故障时集中工作(无论是中立的还是属于最大用户的信息服务)都会大大地影响公司的工作最大用户将会抱怨缺少具有重点的服务集中式系统在技术上更复杂这就要求信息服务管理人员和技术人员具有更高的专门技术水平如果没有这种专门水平要想成功地安装系统几乎不可能
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