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用户和信息服务部门的作用和责任
一个信息系统的质量和一个公司未来的利益在相当大的程度上依赖于是否清楚地规定了用户和信息服务部门的作用及责任
下面的作用和责任对于多数单位是适合的然而为了适合自己的情况还应该作少量的修改
□用户的作用和责任
1.信息系统政策委员会(ISPC)信息服务高级协调委员会通常由用户的高级领导人组成因此该委员会的责任就是用户的责任ISPC批准对信息服务的一些重大要求建立优先级体系解决各部门之间的差别以及建立公司一级的信息服务对策
2.接受改革计算机化就其本质而言就意味着改革而人本质上是不愿接受改革的某业务领域的整个部门拒绝实现一个信息系统的情况并非少见即便向该部门的人员保证并且他们也相信最终产品将提高他们工作的生产率并使个人满意的情况下也仍然如此用户管理人员有责任创造适当的环境以接受不可避免的改革——在该公司实现一个计算机信息系统表演或许是鼓励接受改革的最好的途径之一表演一个成功的信息系统(不管是公司内部的或外部的)需要适当地花费一些时间应该鼓励人们与那些在计算机化方面受过“挫折”
的人进行交流
3.系统服务请求编写服务请求并提交给信息服务部门是最终用户的责任
4.对信息服务项目的支持即便不是一个项目组的成员用户管理人员还是应该参与项目的活动因为项目组的最后产品最终将对部门的方法、工作和成功产生重大影响应该要求用户管理人员在每一个重要的阶段完成后“签字认可”有些用户管理人员存在一种天真的想法他们认为项目的正常进展是理所当然的而系统将会完全按照所希望那样被完成签字认可的手续是用户的责任而且对于项目的成功是至关重要的
这种签字不仅表示对基本系统设计的满意的赞同而且也表示对详细的功能说明书的认可用户经理和他们的职员应该会见有关的项目组成员就他们理解和赞同所建议的系统的每一方面进行核实在第Ⅱ阶段结束时还不能过分强调签字认可的重要性因为那时系统功能说明书还是“被冻结的”在第Ⅱ阶段所做的修改比之系统实现后做同样修改所需要的人力要少得多例如在第Ⅱ阶段中对某文件设计的修改可能只需要一个人不到一天就能完成而在系统实现后做同样的修改可能要求几个人做几个月用户应该尽早找出缺陷而且在彻底了解系统之前在使用部门满意之前不要签字认可
5.教育用户管理人员和用户人员负责对信息服务人员提供业务方面的培训(例如库存方式、记账原则等等)根据项目组的大小这种培训可以以个人形式或小组会晤形式进行如果用户管理人员能够推荐一些可利用的信息来源(如书、杂志、正规的课程等)对培训也是有帮助的
用户也可能需要某些与培训有关的计算机和信息系统的知识信息服务部门将负责这种培训用户只是参加培训这种培训的内容包括像如何使用计算机硬件基于计算机系统的工作原理以及涉及不深的一般计算机知识的培训等课题
6.数据的录入根据传统信息服务职能分布的范围用户团体可能参与了信息服务的几乎所有方面(包括从数据录入到程序设计)至少用户部门要负责系统的输入在联机系统中数据输入还包括把来自视频显示设备的原始数据转换为机器可读的形式在成批处理系统中用户负责完成准确和合法的原始资料然后将这些原始资料分批并发送到信息服务的数据录入部门这种成批转录处理的一个严重问题是原始资料中许多字符是“非法”的这就会引起经常给用户部门打电话或找上门或者在数据库中存进了坏的或者错误的数据用户管理人员应该认识到字符的合法性与准确性同等重要应该鼓励文书人员认识到准确和整洁二者的重要性
7.为所提供的信息服务交费根据各公司政策的不同用户部门可能对信息服务部门提供的服务支付全部或部分费用或者不付费已经采用了一个典型收费系统的那些公司将对内部咨询、分析员和程序设计服务、使用硬件联机、使用存贮器以及材料对用户记账收费8.定期评价信息系统一个信息系统(其所有权)由用户部门所拥有而不是由信息服务部门所拥有因此定期地对他们的信息系统进行正规的评论是用户管理人员的责任这些评论对于改进系统会起到一种积极的作用
□信息服务部门的作用和责任
1.保持技术上的先进性由于现代的技术每天都在变化公司不能忽视降低成本和提高性能的机会为了利用现有的技术信息服务人员必须齐心协力来保持技术上的先进性信息服务部门和用户管理部门应该注意到那些有可能提高生产率和效率的技术发明
2.起促进作用在发现新的信息系统和提高现有的信息系统方面信息服务人员应该起促进作用任何改善数据处理或管理决策过程的机会都应该引起有关业务领域管理人员的注意
3.提供建议来源信息服务人员是向用户团体提供建议和咨询的源泉信息服务部门应该提供一个机构(例如用户联络部门)以便用户能够通过该机构要求有关计算机和信息处理的建议
4.在系统开发过程中帮助用户系统开发过程按一半对一半的比例由业务领域的专家与(信息系统方面)技术专家相结合共同开发一个以计算机为基础的信息系统
在1980年之前在用户和信息服务人员中流行的看法是系统开发是信息服务部门的责任今天信息系统为用户所拥有因此系统开发是用户的责任信息服务部门的责任是“帮助”用户实现他们的信息系统项目
5.为信息系统提供运行能力信息服务部门负责一个生产系统与硬件有关的部分当然这点并不适合于分布数据处理环境所谓与硬件有关的部分包括机房、控制、输出的发送和数据录入(仅对成批处理环境)
有关数据库的责任有时会产生混淆公司数据库存储在由信息服务人员控制和操作的大容量存储设备上数据库管理员负责数据库的物理和逻辑上的维护然而对数据库的任何改变是由用户输入来进行推动的因此数据库的正确性由用户负责而不是由数据库管理员负责
6.维护信息系统的资料对任何一个现有的信息系统全套资料包括系统和程序设计资料、计算机操作员的“运行命令”、数据库资料(可能支持一个或多个信息系统)以及用户手册对系统的任何改进必须反映在上述资料中这些资料由信息服务人员来分发和维护
7.为公司整体化提供帮助数据成为综合(组合)一个公司的工具每一个公司、教育部门和政府代理机构在数据和程序方面都存在冗余性信息服务部门有责任提供技术上的能力(硬件和专家)来消除这种现象
8.向用户提供教育方案(大纲)当今普遍的看法是用户在计算机和信息处理方面的教育对于一个单位的成功有着重大的影响用户经理和高级行政领导正在充分利用专业报告会、面向用户的书籍以及内部讨论会信息服务部门负责组织用户管理人员的内部报告会于计算机和信息处理知识存在着这样一种要求即对用户教育合理收费即使在小公司也如此
根据用户的不同要求可以向大组、小组或个人正规地提供下述的教学大纲
(1)用户管理人员报告会这种报告会适合于在操作级、战术级以及战略级的各级经理
(2)用户分析员报告会很多业务领域的管理人员雇用分析员与信息服务人员联系虽然这些分析员中有一些出色的信息服务基础知识但多数不是这样
(3)信息系统的方向(目标)这部分教学大纲的目的是提供一个具体的以计算机为基础的信息系统的轮廓这部分大纲主要是以用户手册的内容为基础
(4)一般信息服务方向(目标)这部分大纲面向秘书、行政管理助手和文书人员其目的是说明信息服务组织和它在公司中的作用同时鼓励受以计算机为基础的信息系统直接影响的那些人参加进来
(5)专门职能报告会在已经取得技术进步和新的能力时使用户了解这些能力的最好办法是举办专门职能报告会这类报告会可以介绍以下有关概念：分公布数据处理新设备如何使用查询语言字处理过程控制数据库管理系统以及新的设计思想等等
9.在可响应性和可靠性之间保持平衡由于开发和维护一个信息系统可用的资源是有限的因此信息服务部门必须在系统可响应性和可靠性之间保持平衡例如一个信息服务管理人员不能把为某个项目的可响应性先前提供的资源转给另一个用户信息服务管理人员不能忽略保持已批准的项目按计划进行的责任这几乎是信息服务管理人员必须解决的一个日常冲突
10.信息服务的战略规划信息服务的战略规划由高级信息服务的指导委员会来制定(如果该委员会存在)而信息服务人员作为执行人员来开发由指导委员会批准的这个规划
11.与厂商的谈判根据公司的政策应该把硬件和软件的厂商请到一个中心地点(至少在开始时如此)由于信息服务管理人员要例行地与各种厂商谈判因此信息服务部门是最初与厂商谈判的一个合理的地点这种做法的最大限度地避免了某些不负责的厂商向无经验的用户提交一大堆产品清单的情况这种方法另一个理由是标准化例如采购独立的字处理计算机的情形是很普遍的但是如果一个公司每个部门所采购的字处理计算机与其他部门都不同则将抵消了硬件兼容性所带来的明显的利益
12.字处理指定信息部门来负责字处理系统的理由与指定他们负责与厂商谈判的理由非常接受为了作出字处理方法和字处理设备的一次性的决定用户管理人员将花费大量的时间为了作出一项非正式的决定他们必须去熟悉品种繁多的字处理方法信息服务部门主要负责技术支持和建议而不必负责具体的字处理应用通常是将字处理硬件分发给用户
13.获得硬件所获得的任何计算机硬件应该集中指定信息服务部门负责这件事是唯一的合理办法这种集中措施的主要理由是维护硬件和保持软件的兼容性
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