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通讯的礼仪,
人所共知，现代社会乃是一个信息的社会．对于广大商界人士而言，信息就是资源，信息就是财富，信息就是生命，所以大家不约而同地对信息重视有加．目前，多种多样的现代化通讯工具层出不穷．它们的出现，为商界人士获取信息、传递信息、利用信息，提供了越来越多的选择．
通讯，一般有其特定的含义．它是指人们利用一定的电讯设备，来进行信息的传递．被传递的信息，既可以是文字、符号，也可以是表格、图像．在日常生活里，商界人士接触最多的通讯手段，当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件，等等．通讯礼仪，通常即指在利用上述各种通讯手段时，所应遵守的礼仪规范．
考虑到商界人士的实际需求，以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪．
在所有电子通讯手段中，电话出现得最早．迄今为止，它也是使用最广的．因此，电话礼仪是商界人士所要掌握的重点．对于商界人士来讲，电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具，而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体．在商务交往中，普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象．所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合．它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平．正是因为电话形象在现代社会中无处不在，而商务交往又与电话“难解难分”，因此凡是重视维护自身形象的单位，无不对电话的使用给予了高度的关注．
与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点．所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解，而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”．
电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象”密切相关．它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人．假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌，先敬于人，无形之中将会使自己的人际关系受到损害．
使用电话通讯，有主动地拨打电话与被动地接听电话之别．从礼仪方面来讲，拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法．以下，就分别对其加以介绍．
在商务交往中，需要商务人员“先发制人”，首先打电话给别人的情况极多．当商务人员准备拨打电话时，率先考虑的问题共有三个．
问题之一，是这个电话该不该打．需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候，都有必要利用一下电话．而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打．即使非常地想打电话聊聊天，也要两厢情愿，要先征得对方首肯，并选择适当的时间．不要在单位打私人电话．在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”，也是做人极不自觉地表现．
问题之二，是这个电话应当何时去打．有关公务的电话，应当公事公办，最好在上班时打．双方约定的通话时间，轻易不要更动．要想使通话效果好一些，使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响，则通话应选择在周一至周五，而不应是在周末．也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时，不识时务地把电话打过去．因紧急事宜打电话到别人家里去，通话之初先要为此说声“对不起”，而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做．与外商通电话时，须顾及对方在作息时间上的特点．打电话去海外，还应考虑到此地与彼地的时差．
问题之三，是这个电话的内容应当如何准备．电话被称为“无形造访的不速之客”．在很多情况下，它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活．因此，打电话的人务必要有一个明确的指导思想，除非万不得已，每次打电话的时间不应超过三分钟．在国外，这叫做“通话三分钟原则”，已为商界所广泛遵守．有鉴于此，商界人士在打电话前，为节省时间，一定要“去粗取精”，条理清晰地预备好提纲．届时，应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话．若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，非“一气呵成”不可．可以约一个时间，过一会儿再打．此外，与不熟悉的单位或个人联络，对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因为搞错而浪费时间．
在打电话时，对一个人的电话形象影响最大的，当首推他自己的语言与声调．从总体上来讲，它应当简捷、明了、文明、礼貌．
在通话时，声音应当清晰而柔和，吐字应当准确，句子应当简短，语速应当适中，语气应当亲切、和谐、自然．不要在打电话时为自己的情绪所左右，要么亢奋激动，一上来就“力拔山兮气盖世”，像一位草莽英雄一般地大声吼叫，震耳欲聋；要么情绪低沉，断断续续，小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样，让对方干着急也听不清楚．
有一点务请注意，打电话时最好双手持握活筒．讲话时，嘴部与话筒之间应保持三厘米左右的距离．这样的话，就不会使对方接听电话时，因话音过高或过低而感到“难过”了．
打电话时所使用的语言，应当礼貌而谦恭．应尽快地用三言两语把要说的事情讲完，不要罗唆来罗唆去，连自己都不明白“刚才说到哪儿了，”从而浪费别人的时间．若非事关重大的时间、数据，一般没有必要再三去复述已经讲过的话．
打电话时，每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎．如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”，则既不礼貌，也不规范．
打电话时所用的规范的“前言”有两种．第一种适用于正式的商务交往中，要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”．其标准的“模式”是：
“您好!我是省化工进出口公司营销部副经理王琳琳，我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生，或者是副经理杨晓春先生．”
第二种适用于一般性的人际交往，在使用礼貌性问候以后，应同时准确地报出双方完整的姓名．其标准的“模式”是：
“您好!我是于莉．我找谢亦非．”
不要还不知道对方是谁，一上来就跟人家套近乎，“捉迷藏”．说什么“我是老许啊，我找小梅”之类，常会让接电话的人“一愁莫展”．人家很可能既不知道“老许”是谁，也不清楚您要找的“小梅”到底是哪一位． ．
如果电话是由总机接转，或双方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当“礼尚往来”，使用“您好”、“劳驾”、“清”之类的礼貌用语与对方应对，不要对对方粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去．
得知要找的人不在，可请代接电话者帮助叫一下，也可以过后再打．无论如何，都不要忘了说话要客客气气的．
在通话时，若电话中途中断，按礼节应由打电话者再拨一次．拨通以后，须稍作解释，以免对方生疑，以为是打电话者不高兴挂断的．
一旦自己拨错了电话，切记要对无端被打扰的对方道歉，老老实实地说声“对不起”．不要连个“回音”都不给，就把电话挂了． ；
当通话结束时，别忘了向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”．按照惯例，电话应由拨电话者挂断．挂断电话时，应双手轻放，不要末了再给对方的听觉以“致命一击”．
在接听电话时，亦有许多具体要求．能否照此办理，往往意味着接听电话者的个人修养与对待拨打电话者的态度如何．在通电话的过程中，接听电话的一方显然是被动者，尽管如此，商界人士在接听电话时，亦须专心致志，彬彬有礼．
在接电话时，首先要注意自己的态度与表情．虽说通电话是一种“未曾谋面”的交谈，表面上看，商务人员接电话时的态度与表情对方是看不到的，但是在实际上对于这一切对方其实完全可以在通话过程中感受到的．
电话铃声一响，就应立即跑过去接电话，并且越快越好．有人明明呆在电话边上，偏偏要“沉住气”，“摆摆谱”，让电话铃声先响上一通再说．这种态度，无疑是怠慢对方的．在国外，接电话有“铃响不过三遍”一说．
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